Ergänzende Hinweise zum EBZ in der KFO
Folgeanträge zu Behandlungen, die nach altem Papierverfahren beantragt und genehmigt wurden, sind elektronisch zu stellen. Das heißt: Bei einer Therapieänderung oder einer Verlängerung der KFO-Behandlung ist ein Antragsdatensatz als Therapieänderungsantrag oder Verlängerungsantrag per EBZ zu erstellen und an die Krankenkasse zu übermitteln. Das Feld „Antragsnummer ursprünglicher Behandlungsplan“ bleibt in diesen Fällen leer. Gleiches gilt für Mitteilungen zu einem Altfall: Sämtliche Mitteilungen sind auch bei Altfällen elektronisch zu übermitteln.
Wissenswertes über die einzelnen Möglichkeiten:
Aus den Auswahllisten (Schlüssellisten) müssen die entsprechenden Angaben zur Behandlungsplanung ausgewählt werden. Die Freitextfelder unter „Sonstiges“ können genutzt werden, um zusätzliche Informationen an die Krankenkasse zu übersenden. Das alleinige Verwenden der Freitextfelder ohne Angabe eines anderen Schlüsselbegriffs als „Sonstiges“ ist nicht vorgesehen und den Ausnahmefällen vorbehalten, in denen der gesuchte Begriff in den Listen nicht enthalten ist.
Die KIG E3/E4 Angabe der KIG-Einstufung ist nur anzugeben, wenn im Feld "KIG-Einstufung" eine andere bzw. höhere KIG-Stufe angegeben wurde und E3 oder E4 zusätzlich vorliegt.
Im Feld „Behandlungsdauer“ ist die voraussichtliche Gesamtdauer der Behandlung einschließlich der Retentionszeit in Quartalen anzugeben.
Eine Therapieänderung ist unter Angabe der Leistungen zu erstellen, die ab der Genehmigung des Antrages vorgenommen werden sollen. Diese erfolgt über einen neuen Antragsdatensatz als Änderungsantrag mit Verweis auf die ursprüngliche Antragsnummer, wenn der ursprüngliche KFO-Behandlungsplan bereits über das EBZ erstellt wurde, andernfalls bleibt das Feld „Antragsnummer ursprünglicher Behandlungsplan“ leer.
Im Feld „Behandlungsdauer“ ist bei einer Therapieänderung die voraussichtliche Behandlungsdauer ab dem Beginn der Therapieänderung anzugeben.
Der ursprüngliche KFO-Behandlungsplan behält seine Gültigkeit bis zur Genehmigung der Therapieänderung.
Eine Verlängerung ist unter Angabe der Leistungen zu erstellen, die ab der Genehmigung des Antrages vorgenommen werden sollen. Diese erfolgt über einen neuen Antragsdatensatz mit Angabe einer neuen Antragsnummer, wenn der ursprüngliche KFO-Behandlungsplan bereits über das EBZ erstellt wurde, andernfalls bleibt das Feld „Antragsnummer ursprünglicher Behandlungsplan“ leer.
Bei einem Verlängerungsantrag sind das Quartal des ursprünglichen Behandlungsbeginns, das Quartal des Beginns der Verlängerung und die voraussichtliche Dauer der Verlängerung (Anzahl der Quartale) anzugeben. Im Feld „Behandlungsdauer“ entfällt bei einem Verlängerungsantrag die Angabe der voraussichtlichen Behandlungsdauer.
Kommt es zu einem Wechsel des Vertragszahnarztes in laufender KFO-Behandlung, hat der neue Vertragszahnarzt die Möglichkeit einen Antrag mit Neuplanung oder eine Planübernahme basierend auf der Grundlage des bereits vorhandenen KFO-Behandlungsplans zu beantragen. Bei Einstieg in den bereits laufenden KFO-Behandlungsplan wird durch den neuen Vertragszahnarzt ein Antrag mit Verweis auf die Antragsnummer des zuletzt genehmigten Antrags unter Angabe der Daten zum Versicherten, zur Krankenkasse und zur Praxis eingereicht. Wenn die alte Antragsnummer nicht bekannt ist, dann ist die fiktive Antragsnummer „990000009999KF000PRAXISWECHSEL“ einzutragen.
Bei einem Einstieg in die laufende KFO-Behandlung sind die Angaben der Zusatzseite zum KFO-Behandlungsplan „Informationen zum Krankenkassenwechsel/Zahnarztwechsel“ der Krankenkasse mitzuteilen. Neben der Antragsnummer sind das Quartal, ab dem der Einstieg in die Behandlung erfolgt und die Leistungen aus dem zuletzt genehmigten Antrag, die ab dem Einstieg in die Behandlung erbracht werden, anzugeben.
Eine Therapieänderung oder Verlängerung hat ggf. im Anschluss separat zu erfolgen, entsprechendes gilt für die Mitteilung über zusätzlich erforderliche Leistungen.
Kommt es während der laufenden KFO-Behandlung zu einem Kassenwechsel, wird der Vertragszahnarzt von der vorherigen Krankenkasse mittels eines Widerrufs (Antwortdatensatz „Beendigung einer Genehmigung durch die Krankenkasse wegen Ende des Leistungsanspruchs“) informiert. Der Vertragszahnarzt muss nun der Folgekasse den zuletzt genehmigten KFO-Behandlungsplan und die Angaben der Zusatzseite zum KFO-Behandlungsplan „Informationen zum Krankenkassenwechsel/Zahnarztwechsel“ übermitteln. Neben der Antragsnummer der vorherigen Krankenkasse (außer Altfall), dem Institutionskennzeichen der vorherigen Krankenkasse, falls bekannt, sind die bereits mit der vorherigen Krankenkasse abgerechneten Abschläge anzugeben.
Erst nach Mitteilung der Übernahmeerklärung durch die neue Krankenkasse, mit Beginndatum der Leistungspflicht (Quartal), kann die Weiterbehandlung des Patienten erfolgen. Bei einem Kassenwechsel innerhalb eines Quartals, ist die vorherige Krankenkasse bis zum Ende des Quartals leistungspflichtig, auch wenn die neue Krankenkasse im Antwortdatensatz ein Datum mitten im Quartal angegeben hat.
Der Vertragszahnarzt erstellt einen Mitteilungsdatensatz entsprechend der Art der Mitteilung unter Angabe der ursprünglichen Antragsnummer. Es erfolgt die Übermittlung an die Krankenkasse, die Krankenkasse nimmt die Mitteilung zur Kenntnis und übernimmt die Angaben in ihr System, eine Genehmigung erfolgt nicht.