Elektronische Patientenakte für alle
Im April 2025 wurde die elektronischen Patientenakte für alle (ePA 3.0) bundesweit ausgerollt. Seit Oktober 2025 müssen Zahnarztpraxen die „ePA für alle“ nutzen. Während bislang alle Patientinnen und Patienten selbst eine ePA bei ihrer Krankenkasse beantragen mussten, haben die Krankenkassen, die sogenannte Opt-Out-Version der ePA, für alle gesetzlich Versicherten automatisch angelegt – es sei denn, ein Patient widerspricht. Die ePA enthält wichtige Gesundheitsdaten (zum Beispiel Befunde, Diagnosen und Therapiemaßnahmen) und strukturierte Informationsobjekte (unter anderem Medikationsliste, Zahnbonusheft), die von Zahnärzten und anderen Gesundheitsberufen eingestellt und eingesehen werden können. Patienten können in der ePA Zugriffsrechte verwalten und der Befüllung der ePA widersprechen. Das gilt insbesondere für besonders sensible Daten und Dokumente.
Über den technischen Umgang mit der ePA 3.0 und Hinweise zum erforderlichen Update informiert Sie Ihr PVS-Anbieter oder IT-Dienstleister.
Ablauf in der Praxis
Anders als bei der bisherigen ePA muss nicht jeder Zugriff auf die Akte händisch freigegeben werden - Praxen haben automatisch über das Praxisverwaltungssystem (PVS) Zugriff im Rahmen eines Behandlungskontextes. Das bedeutet konkret: Ab Stecken der Gesundheitskarte können Sie (standardmäßig) 90 Tage lang die Inhalte in der ePA Ihrer Patientin oder Ihres Patienten einsehen sowie Dokumente einstellen und herunterladen. Privatversicherte müssen den Zugriff aktiv über ihre ePA-App freigeben.
FAQs
Alle (Zahn-)Arztpraxen müssen die ePA bereits seit 2021 jeweils in der aktuellen Version unterstützen. Andernfalls droht nach dem Willen des Gesetzgebers ein Honorarabzug von einem Prozent.
Die allgemeine Aufklärung zur ePA ist Aufgabe der Krankenkassen, die ihre Versicherten über die ePA und deren Nutzung informieren müssen. Die Informationspflicht der Zahnarztpraxen bezieht sich nur auf die Daten, die im Rahmen der aktuellen Behandlung in die ePA eingestellt werden. Formelle Vorgaben müssen dabei nicht beachtet werden: Zahnarztpraxen können ihre Informationspflicht mündlich, mittels eines standardisierten Formulars oder in Form eines Aushangs in der Praxis erfüllen.
- Wenn der Patient/die Patientin gegen das Einstellen von Dokumenten widerspricht, welche die Praxis aufgrund gesetzlicher Vorgaben standardmäßig einstellen müsste.
- Wenn der Patient/die Patientin weitere Dokumente in die ePA eingestellt bekommen möchte (z. B. Heil- und Kostenplan), welche nicht standardmäßig eingestellt werden müssen.
- Wenn der Patient/die Patientin gegen das Einstellen von Dokumenten mit besonders sensiblen Daten (potentiell diskriminierenden oder stigmatisierenden Daten wie bspw. sexuell übertragbare Infektionen/psychische Erkrankungen) widerspricht.
Die elektronische Medikationsliste (eML) der ePA wird automatisch und ohne Zutun der Zahnarztpraxen befüllt, wenn ein E-Rezept über das PVS erzeugt wird.
Unstrukturierte Daten wie bspw. der 01-Befund müssen nur auf Verlangen des Patienten eingestellt werden, wenn die Daten in der konkreten, aktuellen Behandlung elektronisch verarbeitet wurden und es überhaupt technisch möglich ist.
Ein erstmaliges Befüllen in diesem Sinne liegt vor, wenn einrichtungs-, fach- und sektorenübergreifend noch kein Eintrag in der ePA vorgenommen wurde. Das heißt, wenn eine Zahnärztin oder ein Zahnarzt auf Verlangen des Versicherten als erste oder erster eine Eintragung in die ePA vornimmt, kann sie oder er die BEMA-Nr. ePA1 abrechnen, anstatt der Bema-Nr. ePA2. Das gilt auch dann, wenn es sich bei diesem allerersten Eintrag um den Eintrag ins eZahnbonusheft handelt. Der Anspruch auf bzw. die Verpflichtung zur Erstbefüllung ist dem Umfang nach auf versorgungsrelevanten medizinischen Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext beschränkt.
Zu beachten sind die Abrechnungsbestimmungen zur Bema-Nr. ePA1, welche Sie auf unserer Website finden.
Das Hochladen eines Röntgenbildes ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und erfolgt auf Wunsch des Patienten, wenn dem keine technischen Hürden entgegenstehen. Zahnärztinnen und Zahnärzte sind verpflichtet, ihre Patientinnen und Patienten über diese Möglichkeit zu informieren. Die Einwilligung des Patienten muss in der Behandlungsdokumentation festgehalten werden. Analoge Röntgenbilder müssen nicht in die ePA eingestellt werden, weil sie nicht in elektronischer Form vorliegen. Sie müssen auch nicht zu diesem Zweck extra digitalisiert werden.
- Anbindung an die Telematikinfrastruktur und ein E-Health-Kartenterminal für das Versichertenstammdatenmanagement (VDSM)
- Update des PVS (ePA-Modul 3.0)
- elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) zur qualifizierten elektronischen Signatur bestimmter Dokumente
Über das erforderliche Update und Hinweise zum technischen Umgang mit der ePA in Ihrer Praxis, informiert Sie Ihr PVS-Anbieter oder IT-Dienstleister.
Grundsätzlich gilt, dass Zahnarztpraxen die ePA nur dann befüllen müssen, wenn folgende Punkte erfüllt sind.
Die Daten müssen:
- selbst erhoben worden sein,
- aus der aktuellen Behandlung stammen und
- in elektronischer Form vorliegen.
- Zudem darf kein Widerspruch des Patienten gegen das Einstellen vorliegen.
- Ferner dürfen der Befüllung keine erheblichen therapeutischen Gründe oder Rechte Dritter entgegenstehen (im zahnärztlichen Bereich wird dies allerdings kaum zum Tragen kommen).
Zu den Dokumenten, die Zahnarztpraxen zum Start der ePA standardmäßig (d. h. außer im Falle des Widerspruchs der Patientin oder des Patienten) einstellen müssen, zählen zunächst vornehmlich Befundberichte über selbst durchgeführte Behandlungen, mit denen Dritte in Gestalt eines Arztbriefes oder eines vergleichbaren Berichts über einen Befund (z. B. Speicheltest zur Kariesrisikobestimmung, Bestimmung von PAR-Keimen, histologische Untersuchungen) unterrichtet werden, nicht hingegen Befunddaten, die nur der internen Behandlungsdokumentation dienen. Die Anzahl dieser gesetzlich vorgeschriebenen Datenbefüllungen dürfte somit in Zahnarztpraxen zum Start der ePA eher gering ausfallen.
Die elektronische Medikationsliste (eML) der ePA wird automatisch und ohne Zutun der Zahnarztpraxen, nach Ausstellen eines E-Rezeptes, vom E-Rezept-Fachdienst befüllt.
Weitere auf Wunsch/Verlangen der Patienten einzustellende, selbst erhobene und elektronisch vorliegende Behandlungsdaten aus der aktuellen Behandlung sind beispielsweise:
- Röntgenbilder (sofern technisch im PVS vorhanden)
- Einträge in Medizinische Informationsobjekte (MIO), z. B. eZahnbonusheft
- eAU-Bescheinigungen
- EBZ-Patienteninformation (EBZ-Stylesheets)
- PSI-Ergebnis (Parodontaler Screening-Index)
- Weitere Dokumente (z.B. „Prophylaxe-Plan für den Patienten“)
Weitere umfangreiche Informationen stehen Ihnen auf der KZBV-Website zur Verfügung.