Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ)

Das EBZ-Kennzeichen wird gesetzt, wenn eine Antragsnummer für einen Behandlungsplan im Rahmen des Elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahrens (EBZ) erzeugt wurde.

„1“ Die im EBZ erzeugte Antragsnummer wurde auf elektronischem Wege (KIM) übermittelt.

„2“ Die im EBZ erzeugte Antragsnummer wurde im Ersatzverfahren mittels eFormular-Ausdruck (Stylesheet) übermittelt.

Für jeden übermittelten Behandlungsplan generiert das Praxisverwaltungssystem eine Antragsnummer, anhand derer die Praxis und die Krankenkasse den Heil- und Kostenplan identifizieren können. Mittels der Antragsnummer kann die Praxis zum Beispiel Rückmeldungen der Kasse gezielt abrufen und ins PVS importieren.

Stelle 1-9: Abrechnungsnummer

Stelle 10-11: Antragsjahr

Stelle 12-13: Antragsmonat („01“ bis „12“)

Stelle 14-15: Leistungsbereich („ZE“)

Stelle 16-30: praxisinterne Nummer ([0-9a-zA-Z])

Die Behandlungspläne ohne notwendige Kassenbewilligung (siehe Reparaturen Bonusfälle) werden wie bisher im Praxisverwaltungssystem zur Dokumentation erstellt, aber nicht via KIM an die Krankenkassen übermittelt. Sie bekommen somit auch keine Antragsnummer.

Bei genehmigungspflichtigen Fällen muss der Antwortdatensatz der Krankenkasse immer kontrolliert werden. Auch Informationen von der Krankenkasse über PVS = Push-Nachrichten.

Bitte geben Sie immer einen EBZ-Grund an.

Soll ein Antrag korrigiert werden, ist dieser mit dem Kennzeichen „Änderung eines Antrags“ zu versehen. Bei einem Änderungsantrag wird eine neue Antragsnummer generiert. Die Antragsnummer des ursprünglichen Antrags ist ebenfalls anzugeben, damit eine eindeutige Zuordnung erfolgen kann. Bitte achten Sie beim Änderungsantrag darauf, dass das alte Ausstellungs- und Genehmigungsdatum des Heil- und Kostenplanes nicht überschrieben wird. So vermeiden Sie erneute Änderungsanträge wegen falscher Punktwerte und Festzuschussbeträge.

Sollte eine technische Störung das EBZ verhindern, muss ein Papierausdruck des elektronischen Antrags (Stylesheet) an die Krankenkasse geschickt werden. Die Rückmeldung der Krankenkasse erfolgt dann ebenfalls per Papier.

Bei der Genehmigung über das EBZ-Verfahren muss  der Heil-und Kostenplan vorab mit einem "D" gekennzeichnet werden. Die Direktabrechnung ist im Feld „Weitere Angaben“ anzugeben und nicht als Freitext im Bemerkungsfeld. Die Mitgabe des Antrags an den Patienten ist nicht erforderlich. Der Patient erhält den ausgefüllten Vordruck 3e (Direktabrechnung Zahnersatz) und zusätzlich die rechnungsbegründenden Unterlagen.

Die Behandlung in Therapieschritten ist unter „Anzahl der Therapieschritte“ anzugeben. Es sind maximal vier Therapieschritte planbar. Für jeden Therapieschritt ist ein eigener Antrag zu stellen und entsprechend der geplanten Abfolge durchzunummerieren. Jeder Plan muss mindestens eine Festzuschuss-Befundnummer aufweisen. Mit der Behandlung sollten Sie erste beginnen, wenn alle Therapieschrittanträge von der Krankenkasse genehmigt wurden. Eine Verlängerung von genehmigten Therapieschrittplänen ist möglich und erfordert eine Mitteilung an die Krankenkasse.

Der Zahnarzt gibt die voraussichtliche Bonusstufe, begründet auf den ihm vorliegenden Unterlagen, im Antrag an. Wir raten Ihnen den Patienten schon in der Praxis darauf hinzuweisen, seiner Krankenkasse zeitnah das Bonusheft oder einen Auszug aus dem E-Bonusheft vorzulegen. Die Krankenkassen werden die Versicherten nach wie vor zur Vorlage des Bonusheftes auffordern, wenn sie dies zur Ermittlung der Bonusstufe benötigen.

Das frühere Bemerkungsfeld ist im elektronischen Antrag in zwei Felder aufgeteilt. Das erste Feld beinhaltet eine Auswahlliste mit häufig vorkommenden Bemerkungen aus der einer oder mehrere Einträge ausgewählt werden können. Das zweite Feld „Zusätzliche Erläuterungen“ entspricht dem früheren Freitextfeld.

Eine digitale Aufbewahrung ist ausreichend.

Statt des bisherigen Heil- und Kostenplanes erhält der Patient das Formular 3c „Patienteninformation Regelversorgung“ bzw. Formular 3d „Patienteninformation gleich- und andersartige Versorgung“ ausgehändigt.

Der Zahnarzt sollte dem Patienten eine Kopie der unterschriebenen Patienteninformation aushändigen.

Laut der technischer Anlage 2.0 zum EBZ gilt die Kassenwechselanzeige wie folgt:

Wechselt der Versicherte während der Behandlung die Krankenkasse, informiert die vorherige Krankenkasse den Vertragszahnarzt über die Beendigung des Leistungsanspruchs. Dies erfolgt mittels eines Antwortdatensatzes. Beim nächsten Termin in der Praxis muss der Versicherte aufgefordert werden den neuen Anspruchsnachweis vorzulegen. Der Vertragszahnarzt übermittelt den von der vorherigen Krankenkasse zuletzt genehmigten HKP unter zusätzlicher Angabe des Institutionskennzeichens der vorherigen Krankenkasse und des Kennzeichens „Krankenkassenwechsel“ unverzüglich an die neue Krankenkasse. Die neue Krankenkasse teilt dem Vertragszahnarzt die Kostenübernahme über einen Antwortdatensatz gemäß § 14 der Anlage 15 BMV-Z mit. Eine erneute inhaltliche Prüfung der Behandlungsplanung findet insoweit nicht statt. Die laufende Behandlung muss nicht unterbrochen werden.  

Folgende Schlüsselnummern müssen von der Praxis angegeben werden:

0= Kein Krankenkassenwechsel und kein Behandlerwechsel bei KFO, ZER, PAR, PMB o- der UPT

3= Krankenkassenwechsel bei KFO, PAR, UPT oder ZER

Der Gesetzgeber hat im "Patientenrechtegesetz" für den Bewilligungsablauf verbindliche Fristen gesetzt. In § 13 Absatz 3a SGB V heißt es dazu: "Die Krankenkasse hat über einen Antrag auf Leistungen zügig, spätestens bis zum Ablauf von drei Wochen nach Antragseingang oder in Fällen, in denen eine gutachterliche Stellungnahme, insbesondere des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung (Medizinischer Dienst), eingeholt wird, innerhalb von fünf Wochen nach Antragseingang zu entscheiden. Wenn die Krankenkasse eine gutachterliche Stellungnahme für erforderlich hält, hat sie diese unverzüglich einzuholen und die Leistungsberechtigten hierüber zu unterrichten. … Wird ein im Bundesmantelvertrag für Zahnärzte vorgesehenes Gutachterverfahren durchgeführt, hat die Krankenkasse ab Antragseingang innerhalb von sechs Wochen zu entscheiden; der Gutachter nimmt innerhalb von vier Wochen Stellung. Kann die Krankenkasse Fristen nach Satz 1 oder Satz 4 nicht einhalten, teilt sie dies den Leistungsberechtigten unter Darlegung der Gründe rechtzeitig schriftlich mit. Erfolgt keine Mitteilung eines hinreichenden Grundes, gilt die Leistung nach Ablauf der Frist als genehmigt.

Ein akuter Behandlungsfall wäre zum Beispiel:

Es hat sich ein insuffizienter festsitzender Zahnersatz gelöst und ist nicht wieder eingliederbar, so dass ggf. sofort Provisorien angefertigt werden müssen. Mit der Versorgung von Zahnersatz darf erst begonnen werden, wenn eine Genehmigung des Heil- und Kostenplanes durch die Krankenkasse per EBZ vorliegt.

Ja, jegliche Änderungen, auch Therapieänderungen eines bewilligten Heil- und Kostenplanes, müssen der Krankenkasse per Änderungsantrag im EBZ-Verfahren mitgeteilt bzw. erneut bewilligt werden.
Es handelt sich hierbei um ein Dokument, dass ohne Zustimmung der Krankenkasse nicht eigenständig abgeändert werden darf.

Die rechtliche Grundlage hierzu ist die Anlage 2 BMV-Z der Vereinbarung zwischen der KZBV und den Spitzenverbänden der Krankenkassen über die Versorgung mit Zahnersatz:

„Bei bestehender Versorgungsnotwendigkeit bewilligt die Krankenkasse die Festzuschüsse. Nach der Genehmigung sind Änderungen des Befundes oder der tatsächlich geplanten Versorgung der Krankenkasse zur Neufestsetzung der Festzuschüsse mitzuteilen. Die Festzuschüsse werden gezahlt, wenn der Zahnersatz in der bewilligten Form innerhalb von 6 Monaten eingegliedert wird. Die Gesamtvertragspartner können Regelungen zur Vereinfachung des Bewilligungsverfahrens für Wiederherstellungen/Erweiterungen vereinbaren.“