Elektronischer Heilberufsausweis

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist der Oberbegriff für den Heilberufsausweis aller im Gesundheitswesen approbierten Heilberufler. Für die Zahnärztinnen und Zahnärzte ist das der elektronische Zahnarztausweis (eZAA). Mit dem eHBA ist eine rechtsverbindliche elektronische Signatur und die Verschlüsselung elektronischer Dokumente möglich.

Aktuelle Fragen zum eHBA:

Warum wird der eHBA benötigt?

Mit Einführung medizinischer Anwendungen in der Telematikinfrastruktur (TI) ist ein eHBA für Vertragszahnärzte notwendig geworden. Zu den ersten medizinischen Anwendungen zählen unter anderem das Notfalldatenmanagement (NFDM), der elektronische Medikationsplan (eMP) und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Weitere Anwendungen werden folgen.

Neben den technischen Funktionalitäten, mit denen der eHBA die Nutzung der Anwendungen ermöglicht (z. B. durch die elektronische Signatur von Notfalldaten), muss nach den Vorgaben des Bundesministeriums für Gesundheit auch organisatorisch die Verfügbarkeit der Ausweise für Praxisinhaber gewährleistet sein.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass der Zugriff auf medizinische Daten der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) nur in Verbindung mit einem eHBA erfolgen darf, da dieser über die Möglichkeit zur sicheren Authentifizierung und über die qualifizierte elektronische Signatur verfügt. Daher muss gewährleistet sein, dass bei einem Zugriff auf solche Daten mit einem elektronischen Praxisausweis (SMC-B) die Zugreifenden selbst über einen eHBA verfügen oder von Personen autorisiert sind, die über einen solchen verfügen. Der lesende Zugriff auf die Notfalldaten oder den eMP kann rein technisch auch mit der SMC-B erfolgen – erlaubt ist dies allerdings nur, wenn auch mindestens ein Zahnarzt der Praxis einen eHBA besitzt.

Wann sollte man einen eHBA beantragen?

Aus juristischer Sicht benötigen Sie einen eHBA, sobald medizinische TI-Anwendungen in der Praxis genutzt werden (siehe vorhergehende Antwort). Diese Anwendungen können genutzt werden, wenn ein sog. "E-Health-Konnektor" in der Praxis zur Verfügung steht. In den meisten Praxen wird dies durch das Update des vorhandenen „VSDM-Konnektors“ erreicht. Die Konnektorhersteller werden entsprechende Updates im Laufe des zweiten Halbjahres 2020 zur Verfügung stellen.

Mit dem Patientendaten-Schutzgesetz (PDSG), welches voraussichtlich im Herbst in Kraft treten wird, werden strengere Vorgaben gelten. Dann darf sogar die Ausgabe eines Praxisausweises nur erfolgen, wenn in der Praxis bereits ein eHBA vorhanden ist.

Aus technischer Sicht benötigen Sie einen eHBA:

  • sobald Sie einen Notfalldatensatz für einen Ihrer Patienten generieren möchten. Zum Auslesen eines Notfalldatensatzes ist ein Praxisausweis ausreichend.
  • für die Einrichtung eines persönlichen Postfachs in der "Kommunikation im Medizinwesen (KIM)". Für das KIM-Postfach Ihrer Praxis ist hingegen der Praxisausweis ausreichend.
  • bei der Einführung der eAU. Ab dem 01.07.2021 ist die eAU von jeder Praxis verpflichtend zu unterstützen.

Nach derzeitigem Stand ist damit zu rechnen, dass ab Mitte 2021 Honorarkürzungen drohen, wenn in einer Praxis kein eHBA vorhanden ist.

Wer kann einen eHBA beantragen?

Alle niedergelassenen, angestellten und übrigen Zahnärzte, die ihren Beruf ausüben und Mitglied in der Kammer sind.

Wer ist für die Ausgabe des eHBA verantwortlich?

Die jeweilige Landeszahnärztekammer ist Herausgeber des eHBA – in Berlin also die ZÄK Berlin. Die Beantragung erfolgt allerdings direkt bei zertifizierten Anbietern (siehe nachfolgende Frage/Antwort). Nach Antragstellung ist die Identität des Antragsstellers z. B. durch das PostIdent-Verfahren zu attestieren. Die ZÄK Berlin bestätigt dann im Ausgabeprozess die Zahnarzteigenschaft des Antragsstellers. Zudem ist sie für die Sperrung des Ausweises bei Verlust der Approbation verantwortlich.

Wo kann ich den eHBA beantragen?

Die Antragstellung erfolgt direkt über die Portale der Anbieter, die eine Zulassung durch die BZÄK erhalten und einen Rahmenvertrag mit der ZÄK Berlin abgeschlossen haben. Aktuell können sie einen eHBA bei folgendem Anbieter beantragen:

Um den eHBA zu beantragen, nutzen Sie bitte den dargestellten Link zum Portal des Anbieters. Wir empfehlen dringend, zuerst die Hinweise zum Antragsprozess gründlich zu lesen. Auf dem Portal der D-Trust GmbH finden Sie am unteren Rand einen Link auf ein entsprechendes PDF-Dokument („Informationen vom Antragsprozess eHBA“).

Es ist davon auszugehen, dass die Antragsstellung zukünftig bei mindestens zwei weiteren Anbietern möglich sein wird. Eine entsprechende Zulassung der BZÄK haben bereits die medisign GmbH und die T-Systems International GmbH.

Benötige ich eine Vorgangsnummer?

NEIN. Im Antragsprozess wird Ihnen gegebenenfalls die Eingabe einer Vorgangsnummer angeboten, um den Antragsprozess mit einem „vorbefülltem Antrag“ zu beginnen. In Berlin ist die Eingabe einer Vorgangsnummer allerdings nicht vorgesehen. Sie können diese Variante ignorieren und wählen deshalb die Option „Mit leerem Antrag beginnen“. Eine Nachfrage bei der ZÄK Berlin ist nicht notwendig.

Was ist ein Bestellcode?

Partnerunternehmen der Anbieter haben Ihnen gegebenenfalls einen Bestellcode mitgeteilt, der zu Beginn des Antragsprozesses eingegeben werden kann. Auch Teilnehmer an verschiedenen Feldtests haben gegebenenfalls einen Bestellcode erhalten. Sollten Sie keinen Bestellcode haben, können Sie das Feld einfach frei lassen.

Welches Ausweisdokument sollte bei der Antragstellung verwendet werden?

Sofern Sie über einen gültigen deutschen Personalausweis verfügen, empfehlen wir, diesen zu nutzen. Alternativ ist die Nutzung folgender Ausweispapiere möglich:

  • Ein gültiger Reisepass,
  • ein gültiger Aufenthaltstitel.

Wenn Sie einen Reisepass oder einen Aufenthaltstitel ohne Adressdaten nutzen möchten, benötigen Sie voraussichtlich zusätzlich eine aktuelle Meldebescheinigung.
Bei einigen Anbietern müssen Sie den Antragsunterlagen eine Ausweiskopie beifügen.

Bitte beachten Sie die Informationen der Anbieter.

Welche Telefonnummer sollte für das SMS-TAN-Verfahren angegeben werden?

Nach unseren Erfahrungen ist die Angabe der persönlichen Mobilfunknummer der praktikabelste Weg. Zwar kann eine SMS auch an einem Festnetztelefon empfangen werden (sie wird in diesem Fall von einem Sprachsystem vorgelesen). Es ist allerdings stressfreier, eine PIN an einem Mobiltelefon abzulesen, als auf die SMS-Sprachansage zu warten, während das Festnetztelefon im entscheidenden Moment gerade durch ein anderes Gespräch blockiert ist.

Sollte eine E-Mail-Adresse im Zertifikat hinterlegt werden?

Während des Antragsprozesses wird Ihnen optional angeboten, eine E-Mail-Adresse in den Zertifikaten des eHBA zu hinterlegen. Für die absolute Mehrzahl aller Antragsteller wird es die beste Wahl sein, dieses Formularfeld leer zu lassen. Dies hat keine Auswirkungen für die Nutzung innerhalb der TI. Sie werden den eHBA dennoch in vollem Umfang für alle Anwendungen innerhalb der TI nutzen können. Auch für die Nutzung der verschlüsselten KIM ist eine Angabe an dieser Stelle vollkommen irrelevant.

Nur wenn Sie mit der E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME-Standard vertraut sind und bereits wissen, dass Sie Ihren eHBA außerhalb der TI hierfür nutzen wollen, sollten Sie an dieser Stelle die Eingabe einer E-Mail-Adresse erwägen. Wenn Sie sich jetzt aber fragen, was S/MIME eigentlich bedeutet, dann verschwenden Sie an dieser Stelle keine weitere Recherchezeit. Lassen Sie das Formularfeld einfach bedenkenlos leer und seien Sie unbesorgt.

Achtung: Diese Hinweise beziehen sich NICHT auf die E-Mail-Adresse, die Sie im Abschnitt „Kontaktdaten“ selbstverständlich eintragen müssen.

Benötige ich ein Foto?

Ja, innerhalb des Antragsprozesses werden Sie aufgefordert, ein geeignetes Foto im Portal des Anbieters hochzuladen. Dieses Foto wird auf den eHBA gedruckt. Sie sollten sich vor dem Start des Antragsprozesses ein entsprechendes digitales Foto im Hochkantformat auf dem PC speichern, den Sie für den Antragsprozess nutzen werden. Die Datei muss den technischen Vorgaben des Kartenanbieters entsprechen (Dateiformat und -größe). Selbstverständlich sollten Sie auf dem Foto klar erkennbar sein. Der Kartenanbieter wird das Foto mit der Ausweiskopie abgleichen und das verwendete Foto gegebenenfalls ablehnen.

Wofür ist die Einwilligung zur Datenweitergabe an die KZV Berlin erforderlich?

Besitzer eines eHBA erhalten eine Refinanzierungspauschale in Höhe von 233 Euro. Diese Pauschale kann im Serviceportal der KZV Berlin nur beantragt werden, wenn uns die Existenz Ihres eHBA bekannt ist. Die notwendigen Informationen erhalten wir in regelmäßigen Abständen von der ZÄK Berlin, sofern Sie der Datenweitergabe zugestimmt haben. Zudem muss die KZV zukünftig sicherstellen, dass nur dann ein Praxisausweis zum Einsatz kommen darf, wenn mindestens ein eHBA in der Praxis vorhanden ist. Auch hierfür benötigen wir Informationen zu den ausgegebenen eHBAen.

Sollte die Zusammenfassung am Ende des Antragsprozesses ausgedruckt werden?

Am Ende des Antragsprozesses können Sie sich den kompletten Antrag mit allen Angaben in einem PDF-Dokument anzeigen lassen und diesen auch ausdrucken. Bitte unterschreiben Sie die Erstausfertigung an allen notwendigen Stellen. In der Regel werden Sie die Identifizierung über Postident nutzen. Für die Identifizierung über Postident und den Versand der Antragsunterlagen beachten Sie bitte die Anleitung des Anbieters.

Das PDF-Dokument enthält auch eine Kopie „für Ihre Unterlagen“. Bitte legen Sie dieses Dokument unbedingt in Papierform oder elektronisch an einer Stelle ab, an der Sie das Dokument wiederfinden.

Was muss nach dem Erhalt des eHBA beachtet werden?

Nachdem Sie den eHBA erhalten haben, müssen sie dies gegenüber dem jeweiligen Anbieter unbedingt bestätigen. Dieser Vorgang wird als „Freischaltung“ bezeichnet, weil erst durch Ihre Empfangsbestätigung die elektronischen Zertifikate zur Nutzung freigeschaltet werden. Die Freischaltung erfolgt über die Onlineportale der Anbieter. Der genaue Ablauf kann sich bei den Kartenanbietern unterscheiden. Bitte ignorieren Sie diesen Punkt nicht, da der eHBA ansonsten nicht genutzt werden kann. Ohne Freischaltung durch den Empfänger muss der Anbieter davon ausgehen, dass der eHBA auf dem Versandweg verloren gegangen ist.

Was bedeutet die „Aktivierung“ des eHBA?

Als letzten Schritt müssen Sie den eHBA „aktivieren“. Damit ist der Vorgang gemeint, bei dem Sie sich eigene PINs auswählen. Der Kartenanbieter wird Ihnen einige Tage nach dem Postversand des eHBA mit separater Post einen PIN-Brief zustellen. Darin finden Sie die sog. „Transport-PINs“. Es sind mehrere PINs, da die Funktionen „x“ und „x“ mit separaten Zertifikaten realisiert werden, für die unterschiedliche PINs genutzt werden können (aber nicht müssen). Diese Transport-PINs werden also bei der Aktivierung durch die von Ihnen gewählten PINs ausgetauscht. Selbstverständlich sollten Sie unbedingt dafür Sorge tragen, dass Ihnen die gewählten PINs bei der späteren Nutzung noch bekannt sind.

Mit welcher Software wird die Aktivierung durchgeführt?

Die Aktivierung bzw. die Änderung der Karten-PINs erfolgt über eine Funktion innerhalb Ihres Praxisverwaltungssystems. Alle Softwareanbieter müssen in ihren Programmen entsprechende Funktionen vorhalten.

Sollte Ihnen der Kartenanbieter in seiner Anleitung den Hinweis geben, dass zur Aktivierung des eHBA eine Software des Kartenanbieters genutzt werden muss (z. B. mit dem Programm „CardAssist“), dann können Sie diesen Hinweis ignorieren. Die Programme der Kartenanbieter sind technisch nicht dazu in der Lage, die in den Praxen verwendeten eHealth-Lesegeräte anzusteuern. Dies geht nur über ein separates Kartenlesegerät, welches per USB direkt mit dem Computer verbunden ist. Die meisten Praxen werden derartige Geräte nicht besitzen. Verwenden Sie also – wie bereits geschrieben – einfach ihr vertrautes Praxisverwaltungsystem (=Abrechnungsprogramm) für die Änderung der PINs.

Bekomme ich die Kosten für den eHBA erstattet?

Wie oben erwähnt, erhalten Besitzer eines eHBA eine Refinanzierungspauschale in Höhe von 233 Euro.Mit dieser Pauschale untersützt der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen die Einführung des eHBA. Damit wird dieser also nur zu einem Teil refinanziert. Diese Pauschale können Sie wie alle anderen TI-Refinanzierungspauschalen über das Serviceportal der KZV Berlin wie oben erwähnt beantragen. Beachten Sie bitte, dass die Beantragung der Pauschalen erst nach der Freischaltung Ihres eHBA möglich ist (Hinweise zur Freischaltung finden Sie weiter oben). Zudem können zwischen der Freischaltung des eHBA und der Möglichkeit zur Refinanzierung einige Tage vergehen. Hintergrund: Als Herausgeber des eHBA übermittelt die ZÄK Berlin in regelmäßigen Abständen entsprechende Informationen an die KZV Berlin. Eine tagesaktuelle Übermittlung dieser Daten ist allerdings nicht möglich. An dieser Stelle wird erneut deutlich, dass Ihre Zustimmung zur Datenweitergabe an die KZV Berlin innerhalb des Antragsprozesses unbedingt notwendig ist.

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