Was ist EBZ?
Mit dem elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte (EBZ) für Behandlungen in den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie, Parodontalerkrankungen und Zahnersatz wird das herkömmliche Papierverfahren abgelöst. Künftig sind für diese Leistungsbereiche alle Anträge und offiziellen Mitteilungen der Praxen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Die Kassen werden ihre Genehmigungen bzw. Ablehnungen der Behandlungspläne ebenfalls nur noch auf elektronischem Wege an die Praxen senden. Seit dem 1. Januar 2022 läuft die Pilotphase mit einzelnen Praxen. Sie testen das elektronische Verfahren ausgiebig mit echten Antragsfällen.
Vorteile des EBZ
Mit dem EBZ bringt die Telematikinfrastruktur einen ganz konkreten Nutzen für die Zahnarztpraxen. Durch die Digitalisierung des nicht mehr zeitgemäßen und ressourcenverbrauchenden Papierverfahrens wird der gesamte Beantragungsprozess vom Antrag über die Genehmigung bis zum Beginn der Behandlung erheblich beschleunigt. Die Erfahrungen und Ergebnisse aus der Pilotphase sind vielversprechend: Mit einem Mausklick wird eine Behandlungsplanung verschickt und, bei einem Standardantrag, umgehend von der Krankenkasse digital genehmigt. Das Verfahren ist so aufgesetzt, dass Zahnarztpraxen einen elektronischen Antragsdatensatz direkt und sicher über den KIM-Dienst an die Krankenkasse übermitteln. Diese spielt einen ebenfalls elektronischen Antwortdatensatz via KIM zurück an die Praxis. Das PVS verarbeitet die Daten automatisch und Änderungen werden direkt übernommen.
Zu konkreten Benefits zählen also unter anderem Zeitersparnis, eine schnellere Genehmigung, die Vermeidung von Medienbrüchen, eine sichere Datenübertragung und -verarbeitung sowie eine optimierte Terminplanung.
Zeitplan
Start des Echtbetriebes: 01.07.2022
Um Fehler, die bei der Einführung anderer digitaler Anwendungen gemacht wurden, künftig zu vermeiden, ist bei der Umsetzung des EBZ ein strukturiertes, gestuftes Vorgehen vorgesehen, das Zahnarztpraxen ausreichend Zeit einräumt, sich mit dem neuen Verfahren vertraut zu machen.
Als Termin für den Start des Echtbetriebs ist der 1. Juli 2022 vorgesehen. Zu diesem Zeitpunkt sollen alle Krankenkassen und alle Hersteller von Praxisverwaltungssystemen (PVS) "EBZ-ready" sein; für die Zahnarztpraxen müssen die EBZ-Module KG/KB, KFO und ZE bestell- und installierbar sein. Das elektronische Verfahren beginnt mit den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie und Zahnersatz. Die Umstellung im Bereich der Parodontalerkrankungen soll aufgrund der neuen PAR-Richtlinie später folgen; bis dahin kommt hier noch das alte Papierverfahren zur Anwendung.
Unser Tipp: Nutzen Sie bis Jahresende 2022 die Möglichkeit, das EBZ im Praxisalltag kennenzulernen, bevor es dann zum 1. Januar 2023 als einzig mögliches Antragsverfahren für alle Zahnarztpraxen verpflichtend sein wird.
Organisiertes Ausrollverfahren
Vom 1. Juli bis zum 31. Dezember 2022 wird das EBZ in einem organisierten Ausrollverfahren sukzessive in den Zahnarztpraxen etabliert.
Bei dem digitalen Verfahren werden Behandlungspläne für die Leistungsbereiche Zahnersatz (ZE), Kieferbruch/Kiefergelenkserkrankungen (KB/KGL), Kieferorthopädie (KFO) und ab dem 1. Juli 2023 dann Parodontalerkrankungen (PAR), die bislang per Papier genehmigt wurden, in das EBZ überführt. Besonderer Wert wurde daraufgelegt, möglichst sämtliche Anwendungsfälle in der Zahnarztpraxis zu berücksichtigen und die technische Umsetzbarkeit sicherzustellen. Daher wurden von KZBV und dem GKV-Spitzenverband die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme (PVS) über den Verband der deutschen Dentalsoftware Unternehmen (VDDS) von Beginn an in das Projekt umfassend mit einbezogen.
Start des Regelbetriebes: 01.01.2023
Nach dem Start des flächendeckenden, verpflichtenden Echtbetriebs des EBZ ab 1. Januar 2023 kann nur noch in begründeten Ausnahmefällen – insbesondere bei Programmierfehlern oder sonstigen technischen Störungen – der elektronische Antrag in Papierform ausgedruckt und per Post verschickt werden.
Für wen ist die Teilnahme am EBZ Pflicht?
Die Teilnahme am EBZ ist für alle Vertragszahnärzte verbindlich. Die Pflicht ergibt sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers im SGB V und aus den daraus resultierenden Anpassungen des BMV-Z durch die Bundesmantelvertragspartner.
Welche technische Ausstattung wird benötigt?
Ein Großteil der benötigten Ausstattung dürfte in den Praxen bereits durch den Anschluss an die Telematikinfrastruktur vorhanden sein. Für die Teilnahme am EBZ ist zudem ein entsprechendes Update Ihres Praxisverwaltungssystems erforderlich. Der Übersicht können Sie die erforderliche Ausstattung entnehmen.
| KIM-Clientmodul/KIM-Adresse | KIM ist ein sicherer und verschlüsselter E-Mail-ähnlicher Dienst, der fast unbemerkt im Hintergrund läuft und für den Versand von Anträgen aus der Praxis zur Kasse und umgekehrt für den Versand der Genehmigung zur Praxis als "Transportmittel" fungiert. Das KIM-Client-Modul sorgt dafür, dass Anträge aus Ihrem PVS versendet bzw. genehmigte Anträge wieder im PVS verarbeitet werden können. Die KIM-Adresse gleicht einer E-Mail-Adresse und kann individuell (z. B. praxisname@kim.telematik) ausgewählt werden. Sie erhalten sie von Ihrem KIM-Anbieter. Die für das EBZ genutzte KIM-Adresse sollte für eine einfachere Verwendung mit Ihrer SMC-B-Karte verknüpft sein. Eine Übersicht der Anbieter finden Sie hier: Zulassungs- & Bestätigungsübersichten: gematik Fachportal Wichtig: Wartezeiten bis zur Auslieferung! Sofern Sie KIM noch nicht bestellt haben, empfehlen wir Ihnen, dies schnellstmöglich in Absprache mit Ihrem DVO und/oder PVS-Anbieter nachzuholen. |
| EBZ-Module/Updates des PVS-Herstellers | Die PVS-Hersteller bieten für jeden Leistungsbereich ein spezielles Modul bzw. Update für das elektronische Antrags- und Genehmigungsverfahren an. Die Module bzw. Updates werden nicht automatisch geliefert, sondern müssen bestellt werden! |
| eHealth-Konnektor (ab Konnektorversion PTV3 oder höher) | Ältere Konnektoren benötigen ein Update zur Unterstützung von KIM und anderen TI-Funktionen. Bitte fragen Sie ggf. beim Lieferanten des Konnektors nach. |
| Stationäres eHealth-Kartenterminal | Ist bei allen Praxen, die an die TI angebunden sind, bereits vorhanden. |
| Elektronischer Zahnarztausweis (eZahnarztausweis) | Der eZahnarztausweis ist der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) für Zahnärzte. Er wird u. a. für die qualifizierte elektronische Signatur der Anträge benötigt. Sofern noch nicht vorliegend, beantragen Sie einen eHBA bei folgenden Anbietern:
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| Elektronischer Praxisausweis (SMC-B) | Ist bei allen Praxen, die an die TI angebunden sind, bereits vorhanden. Mit ihm dürfen Sie aber nur in Ausnahmefällen, wenn der eZahnarztausweis nicht funktionieren sollte, die Anträge signieren. |
Wer bezahlt die technische Ausstattung?
Die Finanzierung der Erstausstattungskosten, die im Zusammenhang mit der Anbindung der Praxis an die Telematikinfrastruktur entstehen, ist in den Anlagen 11 ff. zum BMV-Z geregelt. Speziell für das EBZ werden Kosten durch die Anschaffung der von den PVS-Herstellern bereitgestellten Antragsmodule bzw. Updates entstehen. Die KZBV konnte sich mit dem GKV-Spitzenverband auf eine zeitlich begrenzte Kostenbeteiligung bzgl. der Erstausstattung zur Implementierung der Anwendung „EBZ“ verständigen. Über die konkrete Umsetzung wird derzeit noch verhandelt.
Wie funktioniert das EBZ?
In der Anlage 15b BMV-Z werden die Anforderungen an das neue Beantragungs- und Genehmigungsverfahren beschrieben. Das betrifft sowohl das Standardverfahren bei der Antragstellung als auch Standardereignisse nach der Genehmigung. Die PVS-Hersteller unterstützen zudem mit Schulungen.
Können Anträge mit dem elektronischen Praxisausweis (SMC-B ) signiert werden?
Wenn der eHBA nicht funktionieren sollte, können elektronische Anträge im Ausnahmefall mit einer SMC-B signiert werden.
Neue HKP-Kürzel und KFO-Auswahllisten
Mit dem digitalen Heil- und Kostenplan (HKP) für prothetische Versorgungen gehen geänderte Befund- und Therapiekürzel einher. Die Änderungen sind nicht kompliziert und betreffen abgesehen von "bw", "pkw" und "t2w" vorrangig Suprakonstruktionen. Deren Kürzel sind jetzt strukturierter, aber die Praxen müssen sich umgewöhnen.
Im Leistungsbereich Kieferorthopädie bringt das EBZ ebenfalls Neuerungen. Das bisherige Papierformular sieht viele Freitextfelder vor. An ihre Stelle treten im digitalen Antrag zunächst Felder mit hinterlegten Auswahllisten, zum Beispiel für Diagnose, Therapie und Geräte, aus denen das Zutreffende auszuwählen ist. Erst wenn das Gesuchte nicht in einer Auswahlliste zu finden ist, werden Angaben im Freitextfeld gemacht.
Künftige Informationen an den Patienten
Bei einer Versorgung mit Zahnersatz händigt der Zahnarzt dem Patienten in Zukunft nicht mehr den herkömmlichen und für Laien komplexen Heil- und Kostenplan aus, sondern eine Patienteninformation mit allen für ihn relevanten Inhalten (Vordrucke 3c, 3d und 3e der Anlage 14a BMV-Z). Diese Patienteninformation enthält auch die erforderlichen Erklärungen des Patienten zu Aufklärung und Einverständnis mit der geplanten Behandlung. Die Behandlung sollte bei der Krankenkasse erst beantragt werden, wenn der Patient diese Information unterschrieben hat.