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Patientenkartei und Praxisaufgabe

Die Aufbewahrungspflicht für Patientenunterlagen endet auch bei einer Praxisaufgabe nicht. Nicht nur kann es für den die Praxis beendenden Zahnarzt aus Nachweiszwecken von Interesse sein, auf die Unterlagen zurückgreifen zu können, sondern auch für die Patienten. Die allgemeinen Aufbewahrungsfristen gelten fort (vgl. dazu diese Übersicht).

Speziell soll auf § 7 Absatz 5 der Berufsordnung der Zahnärztekammer Berlin verwiesen werden, wonach der Zahnarzt bei Aufgabe seiner Praxis dafür zu sorgen hat,

"dass Aufzeichnungen und Patientenunterlagen nach den Vorschriften der Schweigepflicht und des Datenschutzes untergebracht und nur für Berechtigte zugänglich gemacht werden. […] Der Zahnarzt, dem bei einer Praxisaufgabe oder Praxisübergabe zahnärztliche Aufzeichnungen über Patienten in Obhut gegeben werden, muss diese Aufzeichnungen unter Verschluss halten und darf sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Patienten einsehen oder weitergeben."

Im Klartext: Bewahrt der Zahnarzt die Patientenkartei nicht selbst auf, sondern überlässt sie z.B. seinem Nachfolger, so muss der Kollege die Aufzeichnungen von seinen eigenen getrennt und unter Verschluss aufbewahren. Sie dürfen erst eingesehen werden, wenn der Patient - üblicherweise bei Weiterbehandlung durch den Nachfolger - seine Einwilligung erklärt. Aus beweistechnischen Gründen ist dabei eine schriftliche Erklärung anzuraten. Beachten Sie bitte, dass eine Einwilligung des Patienten in die Einsichtnahme der Patientenkartei durch den Nachfolger nicht automatisch eine Übermittlung der Daten bzw. Unterlagen an Dritte deckt. Hier ist zusätzlich eine Schweigepflichtsentbindungserklärung erforderlich.

Sollte es um die Herausgabe von Unterlagen gehen, beachten Sie bitte, dass – mit Ausnahme der Röntgenbilder, § 28 RöV - nur Kopien ausgehändigt werden sollten. Die Originale sind nach den einschlägigen Regelungen weiterhin aufzubewahren. Erst nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen bzw. vertraglichen Aufbewahrungsfristen sind die Patientenunterlagen sachgerecht zu vernichten.